Documentation de l'application

Micro-Entreprise

Micro-Entreprise – Vue d’ensemble

Micro-Entreprise est une application macOS de gestion pour micro-entrepreneurs. Elle couvre la facturation (factures, devis, bons de livraison), le suivi des livres légaux (recettes, achats, mouvements personnels), l’import/export de données et l’intégration WooCommerce pour transformer des commandes en factures, la personnalisation des documents PDF (facture, devis, bons de livraison), l'import/export (articles, clients) et la sauvegarde locale/iCloud

Objectifs

- Simplifier la gestion quotidienne (clients, articles, facturation).

- Produire des documents conformes (PDF, livres légaux).

- Automatiser des tâches récurrentes (import CSV, intégration WooCommerce, modèles d’e-mail/PDF).

- Offrir une interface moderne (SwiftUI/SwiftData) et personnalisable (templates PDF, modèles d’e-mail).

Public cible

- Micro-entrepreneurs et petites structures cherchant un outil léger, hors SaaS, centré sur le marché français.

micro-entreprise application pour Mac

Guide utilisateur de l'application Micro-Entreprise

 

Prise en main

- Lancer l’app.
- Renseigner les 'Réglages' de base : entreprise, modèles d’e-mail, templates PDF, intégration WooCommerce (si utilisée).

Facturation

- Créer une facture : bouton “+ Nouvelle facture” dans la liste des factures, sélectionner un client, ajouter des lignes (articles ou libres), enregistrer. Le stock est décrémenté si activé sur l’article. Vous pouvez créer une facture même si les articles que vous vendez et que le client concerné ne sont pas encore créés. Il vous suffira alors de créer les éléments manquants et de revenir terminer la facture.

NB: les factures sont modifiables à tout moment. Toutefois, si une facture erronée a déjà été envoyée à votre client, la bonne règle comptable consiste à transformer la facture erronée en avoir puis en créer une nouvelle.

Grâce à cette barre d'icônes, vous pouvez, dans l'ordre:

  • Supprimer une facture
  • Envoyer la facture au format PDF à votre client
  • transformer la facture en bon de livraison, en avoir ou en devis
  • Afficher/imprimer la facture
  • Indiquer la facture payée en précisant les éléments du paiement


- Devis : créer, définir un taux d’acompte si besoin, marquer “Devis accepté” et générer une facture d’acompte via la section Acomptes. Convertir en facture finale (les acomptes payés sont imputés automatiquement).
- Bons de livraison : créer/lier à une facture si nécessaire, envoyer en PDF par mail.
- Envoi par e-mail : depuis les listes (factures/devis/BL), bouton enveloppe : le PDF est joint, sujet/corps basés sur les modèles configurés.
- Modèles PDF : Réglages > Modèles PDF, éditeur visuel (logo, variables, tableaux, table simple). Sélection du modèle par document dans sa fiche.

Cette fonctionnalité permet de personnaliser vos documents (factures, devis, bons de livraison). Vous pouvez ainsi :

  • ajouter un ou plusieurs logos, images, etc en les positionnant où vous voulez, aux dimensions que vous désirez.
  • ajouter du texte ou vous voulez et changer de typographie (polices de caractère, taille, etc.)
  • ajouter des "variables", c'est à dire des mots clé qui vont piocher dans la base de donnée des informations concernant votre entreprise ou votre client (siret, téléphone, date, etc.)
  • Ajouter des "fonds" colorés dont vous pouvez faire varier la transparence
  • etc.

NB: vous pouvez associer un gabarit par document (une facture, un devis, un bon de livraison)

 

Livres légaux

  • Livres des recettes, achats, mouvements personnels : filtrer (dates/banque/type) puis exporter en PDF (Aperçu).

Import/Export

Cette fonctionnalité permet d’importer rapidement des clients et des articles depuis un fichier CSV (séparateur ;) afin d’éviter la saisie manuelle. Lors de l’import, l’application détecte les doublons et vous laisse choisir lesquels importer.

Accéder à la fonction

  1. Ouvrez Micro-Entreprise

  2. Allez dans la fenêtre Import / Export (menu Fichiers > Import/Export... )

  3. Vous disposez de deux boutons :

    • Importer des clients (CSV)

    • Importer des articles (CSV)

Format attendu des fichiers CSV

1) Import de clients (CSV)

  • Séparateur : point-virgule ;

  • Encodage : UTF-8

  • En-tête : optionnel (si la première ligne commence par nom;, elle est ignorée)

Colonnes attendues (dans cet ordre) — 9 colonnes minimum :

  1. nom

  2. siret

  3. adresse1

  4. adresse2

  5. codePostal

  6. ville

  7. telephone

  8. email

  9. contact

Exemple :

nom;siret;adresse1;adresse2;codePostal;ville;telephone;email;contact
Dupont SARL;12345678900011;12 rue de Paris;;75000;Paris;0102030405;contact@dupont.fr;Jean Dupont

Notes :

  • adresse2, telephone, email, contact, siret peuvent être vides (la valeur est alors ignorée).

  • Le pays est rempli automatiquement à partir de la région du Mac.

2) Import d’articles (CSV)

  • Séparateur : point-virgule ;

  • Encodage : UTF-8

  • En-tête : optionnel (si la première ligne commence par nom;, elle est ignorée)

Colonnes attendues (dans cet ordre) — 4 colonnes minimum :

  1. nom (désignation)

  2. code (référence)

  3. unite

  4. prix (prix HT)

Exemple :

nom;code;unite;prix
Prestation de service;SERV01;h;65,00
Câble USB-C;USB-C-2M;u;9.90

Notes :

  • Le prix accepte , ou . (ex : 65,00 ou 65.00).

  • Si code est vide, l’application génère automatiquement une référence.

  • La TVA appliquée à l’article importé est la TVA par défaut définie dans l’application.

  • prix d’achat et stock sont initialisés à 0, et prestation/service est mis à non (valeur par défaut).

Déroulé de l’import

  1. Cliquez sur Importer des clients (CSV) ou Importer des articles (CSV)

  2. Sélectionnez votre fichier .csv

  3. L’application charge le fichier et affiche :

    • le nombre de lignes valides détectées

    • le nombre de doublons éventuels

Si aucune ligne valide n’est trouvée, un message indique que le CSV ne contient pas de lignes exploitables.

Gestion des doublons

Doublons clients

Un client est considéré comme doublon si un client existant porte exactement le même nom (comparaison insensible à la casse).

Après analyse, une section “Doublons détectés” apparaît :

  • L’application affiche côte à côte :

    • le client Existant

    • le client Importé

  • Vous pouvez cocher/décocher Importer ce doublon

  • Une option Sélectionner tous les doublons permet d’importer (ou non) tout d’un coup.

Doublons articles

La détection est plus “souple” :

  • correspondance exacte sur le nom normalisé (sans accents, sans ponctuation, mots triés),

  • sinon détection par similarité (distance de Levenshtein) sur ce nom normalisé.

Une section “Doublons articles détectés” apparaît avec le même principe de sélection.

Valider ou annuler

Import clients

Une fois le fichier chargé :

  • Cliquez Importer pour lancer l’import

  • Cliquez Annuler pour réinitialiser la sélection et repartir de zéro

Import articles

Une fois le fichier chargé :

  • Cliquez Importer les articles

  • Cliquez Annuler les articles

À la fin, un message résume le résultat (ex : “Import terminé : 24 client(s) ajouté(s).”).

Règles importantes et limites

  • Seules les lignes suffisamment complètes sont importées

    • Clients : au moins 9 colonnes

    • Articles : au moins 4 colonnes

  • Les doublons non sélectionnés ne sont pas importés.

  • Les champs vides dans le CSV sont ignorés (ils ne bloquent pas l’import).

  • Si le prix d’un article est invalide, il est importé à 0 (zéro).
    ➜ Pensez à vérifier les formats de prix dans votre CSV.

Conseils pratiques

  • Exportez vos données depuis Excel/Numbers en CSV, puis vérifiez :

    • séparateur ;

    • encodage UTF-8

  • Faites un test avec 2–3 lignes avant un import massif.

  • Uniformisez les noms (clients et articles) pour éviter des doublons involontaires.

Messages possibles

  • “Échec de l’ouverture : …” : fichier non accessible ou problème système

  • “Lecture impossible : …” : fichier illisible (encodage, droits, etc.)

  • “Aucune ligne valide trouvée…” : format CSV incorrect (colonnes manquantes)

  • “Import terminé : X … ajouté(s).” : import réalisé avec succès

WooCommerce

Le module WooCommerce est une option extrêmement puissante tout en étant très simple d'utilisation. Ce module vous permet de transformer les commandes de votre boutique en ligne en facture Micro-Entreprise. Vous n'avez même pas besoin de créer préalablement vos produits ou vos clients, le module s'en charge !

- Réglages > WooCommerce : saisir URL, clé, secret. Vue WooCommerce : choisir 10/20/30/50/100 dernières commandes, cocher celles à traiter. Les clients/articles sont rapprochés par identifiants WooCommerce ; sinon création automatique. Les variations sont prises en compte ; le stock est décrémenté.

Sauvegarde

Vous pouvez gérer une sauvegarde de la base de données:

Réglages->Autres

Par défaut, la sauvegarde est automatique et locale.

  • Vous pouvez choisir un dossier de sauvegarde, en local ou dans le cloud
  • Déterminer le nombre de sauvegardes à conserver (20 par défaut)
  • Préciser la fréquence de sauvegarde (par défaut, toutes les 24 h)
  • sauvegarder immédiatement si vous le désirez

NB: Vous pouvez activer la synchronisation iCloud si vous travaillez avec plusieurs Mac. Si ce n'est pas le cas, désactivez cette option.

Paramètres clés

- TVA activable/désactivable, taux par défaut. N'est pas gérée pour le moment, l'application s'adressant à des auto-entrepreneurs en franchise de base de TVA. Cette option sera débloquée (gratuitement) si la législation évolue.
- Plafonds/URSSAF : catégories d’activité, taux sociaux.
- Acomptes : définir le pourcentage par devis, générer une ou plusieurs factures d’acompte depuis la fiche devis.
- Modèles d’e-mail : sujets/corps personnalisables (placeholders `{numero}`, `{client}`, `{entreprise}`).