Vos anciens fichiers ont encore beaucoup à vous apporter

Lorsqu’on découvre un nouveau logiciel, et plus encore lorsqu’on s’apprête à lui confier la gestion quotidienne de son activité, il existe toujours un moment un peu décourageant où, après le plaisir de la découverte et la satisfaction d’avoir trouvé un outil mieux adapté, on songe à toutes ces informations qui se trouvent encore ailleurs : dans un ancien logiciel que l’on hésite à abandonner tout à fait, dans un fichier Excel dont les colonnes ont été complétées au fil des années, ou dans un tableau Numbers que l’on ouvre si souvent que l’on a fini par ne plus voir la somme de travail qu’il contient.

Ces informations ne sont pourtant pas perdues, et il n’est pas nécessaire de ressaisir une à une toutes les fiches de ses clients, ni de recréer patiemment chaque produit, chaque prestation, chaque référence et chaque tarif. Micro-Entreprise dispose en effet d’une fonction d’importation CSV qui, bien qu’elle soit encore méconnue, permet de reprendre en quelques instants une liste existante de clients ou un catalogue d’articles.

L’importation, plutôt que la ressaisie

On ne mesure pas toujours le temps que représente la création manuelle de plusieurs centaines de fiches, car chacune d’elles ne demande, prise isolément, que quelques instants ; mais ces instants, lorsqu’ils se répètent, finissent par former une matinée entière, parfois une journée, auxquelles viennent s’ajouter les erreurs de frappe, les numéros oubliés et cette lassitude particulière que provoque une tâche dont on sait qu’elle pourrait être automatisée.

Si vos clients ou vos articles sont déjà répertoriés dans Excel, Numbers, LibreOffice ou tout autre outil capable de produire un fichier CSV, vous pouvez donc les importer directement dans Micro-Entreprise. Il suffit d’ouvrir le menu Fichier, de choisir Import/Export…, puis de sélectionner Importer des clients (CSV) ou Importer des articles (CSV).

L’application lit alors le fichier, détermine le nombre de fiches qui peuvent être créées et signale les éventuels doublons avant de vous demander confirmation. Tant que l’importation n’a pas été validée, aucune donnée n’est ajoutée.

Importer ses clients

Le fichier destiné à l’importation des clients doit contenir neuf colonnes, toujours placées dans le même ordre :

nom;siret;adresse1;adresse2;codePostal;ville;telephone;email;contact

Une liste peut ainsi prendre cette forme :

Certains renseignements peuvent naturellement manquer. Tous les clients ne disposent pas d’un SIRET, d’une seconde ligne d’adresse ou d’une personne à contacter, mais les colonnes doivent néanmoins rester présentes, ce qui signifie que les points-virgules correspondant aux champs vides ne doivent pas être supprimés.

Micro-Entreprise récupère le nom du client, son SIRET ou son SIREN, son adresse, son code postal, sa ville, son téléphone, son adresse électronique et, lorsqu’il existe, le nom de la personne à contacter. Le pays, qui ne figure pas dans le fichier, est renseigné automatiquement à partir du pays défini sur le Mac.

Certaines informations plus spécifiques ne sont pas importées, notamment le numéro de TVA intracommunautaire et les paramètres relatifs à la facturation électronique ou au e-reporting. Pour les clients professionnels concernés, il est donc recommandé d’ouvrir les fiches après l’importation afin de les compléter.

Importer ses articles et ses prestations

L’importation d’un catalogue est encore plus simple, puisque quatre colonnes seulement sont nécessaires :

nom;code;unite;prix

Un fichier peut, par exemple, contenir les lignes suivantes :

Consultation;CONS;heure;80
Création site vitrine;WEB-SITE;forfait;1200,50
Maintenance mensuelle;MAINT;mois;150

Le nom devient la désignation de l’article, le code sert de référence, l’unité précise la manière dont il sera facturé et le prix correspond au tarif hors taxes. Pour ce dernier, Micro-Entreprise accepte aussi bien la virgule que le point comme séparateur décimal.

Lorsqu’aucun code n’a été indiqué, l’application crée automatiquement une référence courte. Elle applique également le taux de TVA défini par défaut dans les réglages, tandis que le prix d’achat et le stock initial sont fixés à zéro.

Il convient toutefois de savoir que les éléments importés sont considérés, par défaut, comme des marchandises soumises à la gestion du stock. Si votre fichier contient des prestations de service, il faudra ouvrir les fiches correspondantes après l’importation pour modifier leur type. Cette vérification, de même que la saisie éventuelle du stock initial, du prix d’achat ou d’un taux de TVA particulier, demande un peu d’attention, mais demeure incomparablement plus rapide que la recréation complète d’un catalogue.

Une vigilance particulière pour les doublons

Puisqu’un import ajoute de nouvelles fiches sans modifier celles qui existent déjà, Micro-Entreprise recherche les noms de clients ou d’articles susceptibles d’être présents dans la base. Lorsqu’un doublon est détecté, l’application permet de comparer la fiche existante avec la ligne provenant du fichier, puis de décider si cette dernière doit malgré tout être importée.

Pour les articles, la recherche ne se limite pas toujours à une stricte identité des noms : elle peut aussi attirer votre attention sur des désignations proches, même lorsqu’elles diffèrent par leurs accents, leur ponctuation ou l’ordre de certains mots. Il ne s’agit pas d’une décision prise à votre place, mais d’une invitation à vérifier que deux intitulés voisins ne désignent pas en réalité le même produit.

Si vous choisissez néanmoins d’importer un doublon, une nouvelle fiche sera créée. Les données ne seront pas fusionnées avec celles de la fiche existante.

Préparer son fichier sans difficulté

Le fichier doit être enregistré au format CSV et utiliser le point-virgule comme séparateur. L’encodage UTF-8 est recommandé afin que les accents et les caractères particuliers soient correctement conservés.

La première ligne peut reprendre le nom des colonnes, ce qui facilite grandement la vérification du fichier avant son importation. Dès lors qu’elle commence par nom;, Micro-Entreprise la reconnaît comme un en-tête et ne tente pas de la transformer en client ou en article.

Avant de procéder, il est donc prudent de vérifier l’ordre des colonnes, la présence des séparateurs lorsque certains champs sont vides, les unités et les prix des articles ainsi que les éventuels noms déjà présents dans l’application. Si votre base contient des données importantes, une sauvegarde préalable reste également conseillée.

Continuer avec ce que l’on possède déjà

Les fichiers que l’on a constitués au fil du temps finissent souvent par nous paraître ordinaires, précisément parce que nous les utilisons chaque jour ; pourtant, ils conservent la mémoire de l’activité, celle des clients rencontrés, des produits vendus, des prestations imaginées et des tarifs patiemment ajustés. Changer d’outil ne devrait pas conduire à renoncer à cette mémoire ni à en recopier laborieusement chaque fragment.

La fonction d’importation de Micro-Entreprise permet de reprendre ces données, de les faire entrer dans un environnement plus adapté et de commencer à travailler sans avoir à recommencer. Elle ne remplace pas toute vérification, car aucune automatisation raisonnable ne devrait modifier silencieusement des informations existantes, mais elle accomplit en quelques instants la partie la plus longue et la plus ingrate du travail.

Pour la découvrir, ouvrez simplement Fichier > Import/Export… dans Micro-Entreprise.